Egy kisebb vállalkozásban gyakran nincs külön beszerzési osztály, ezért az irodaszerek utánpótlását egy adminisztrátor, asszisztens vagy maga a cégvezető kezeli. Bár elsőre egyszerű feladatnak tűnhet, a rosszul szervezett készletkezelés könnyen fennakadást okozhat.
Egy hiányzó boríték, kifogyott nyomtatópapír vagy nem megfelelő toner akár egy fontos dokumentum elküldését is késleltetheti. A túlzott készletezés ugyanakkor felesleges pénzt és tárolóhelyet köt le.
Határozd meg az alapkészletet
Első lépésként készíts listát azokról a termékekről, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi munkához. Az alapkészlet vállalkozásonként eltérő lehet, de általában az alábbi kategóriákat tartalmazza:
- írószerek;
- nyomtatópapírok;
- mappák és iratrendezők;
- jegyzettömbök;
- tűzőgépek és kapcsok;
- borítékok;
- etikett címkék;
- csomagolási kellékek;
- nyomtatópatronok vagy tonerek.
A lista összeállításakor kérdezd meg a munkatársakat is, mert ők tudják a legpontosabban, mely eszközöket használják rendszeresen.
Állíts be minimumkészletet
Minden fontos terméknél határozd meg azt a mennyiséget, amely alá nem szeretnéd engedni a készletet. Ha például egy csomag nyomtatópapír átlagosan egy hét alatt fogy el, érdemes már két-három csomagnál elindítani az utánrendelést.
A minimumkészlet meghatározásakor vedd figyelembe:
- az átlagos fogyást;
- a szállítási időt;
- a szezonális ingadozásokat;
- a vállalkozás létszámát;
- a termék fontosságát;
- a rendelkezésre álló tárolóhelyet.
A kritikus kellékekből célszerű biztonsági tartalékot tartani.
Vond össze a beszerzéseket
A gyakori, kis értékű rendelések több adminisztrációval és magasabb szállítási költséggel járhatnak. Sok esetben kedvezőbb, ha előre megtervezed a havi igényeket, és egy nagyobb rendelésben szerzed be a szükséges termékeket.
Az irodaszer rendelés során érdemes egy közös listát használni, amelyen minden munkatárs előre jelezheti az igényeit. Az Irodaplus webáruház széles termékkínálata lehetővé teszi, hogy az alapvető irodai kellékeket egy helyről szerezd be.
Tarts rendet a tárolóban
A készlet csak akkor átlátható, ha a termékek rendezett, feliratozott helyen találhatók. Kategorizáld a kellékeket, és a gyakran használt termékeket helyezd könnyen elérhető polcra.
Használhatsz:
- címkézett tárolódobozokat;
- polcrendszert;
- készletnyilvántartó táblázatot;
- kiadási naplót;
- színkódolt kategóriákat.
A drágább kellékeket, például a tonereket vagy adattárolókat érdemes zárható szekrényben tartani.
Vizsgáld felül rendszeresen a fogyást
Legalább negyedévente ellenőrizd, hogy mely termékek fogynak a vártnál gyorsabban, és melyek maradnak hosszú ideig felhasználatlanul. A rendelési mennyiségeket ezekhez a tapasztalatokhoz igazíthatod.
Egy jól működő irodaszerkészlet csökkenti a sürgős beszerzések számát, átláthatóbbá teszi a költségeket, és biztosítja, hogy a munkatársak mindig hozzáférjenek a szükséges eszközökhöz.
